Máy chấm công

Tìm hiểu chung về máy chấm công 

Máy chấm công là gì ?

Máy chấm công là máy ghi nhận thời gian đến làm việc và thời gian về của cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong một hệ thống chấm công nhân sự, máy chấm công đóng vai trò như một thiết bị thu thập và quản lý dữ liệu chấm công của từng nhân viên trong hệ thống, còn trong một hệ thống kiểm soát cửa ra vào máy chấm công vừa đóng vai trò thu thập quản lý dữ liệu chấm công nhân viên vừa là thiết bị điều khiển khóa điện từ kiểm soát cửa ra vào.

Máy chấm công gồm những loại nào? Và cách hoạt động ra sao?

Xét về chức năng cơ bản thông dụng nhất hiện nay, máy chấm công có 5 loại chính là: máy chấm công vân tay, máy chấm công bằng thẻ cảm ứng, và máy chấm công bằng thẻ giấy, máy chấm công bằng khuôn mặt, máy chấm công kiểm soát cửa.

-       Máy chấm công vân tay: là máy chấm công sử dụng dấu vân tay của nhân viên để tự chấm công cho mình khi đến làm việc và khi về.

Quy trình hoạt động của hệ thống chấm công vân tay như sau:

- Lắp đặt máy chấm công kết nối và truyền tín hiệu trực tiếp vào mạng LAN trong nội bộ  doanh nghiệp và cài đặt phần mềm chấm công lên máy tính.

- Khai báo User trên máy chấm công: Khai báo mã số thứ tự ID,khai báo vân tay. Đối với máy chấm công vân tay mỗi ID có thể khai báo nhiều ngón tay và tối đa là 10 ngón. Thông thường để không làm việc xử lý vân tay bị chậm, mỗi người chỉ nên khai báo từ 2-3 ngón là được.

- Khai báo thông tin nhân sự, thông tin về thời gian làm việc trên phần mềm có hai cách chọn như sau:

+ Chọn giờ vào ra tự động trong ngày ( chỉ dùng cho ca làm việc không qua đêm).

+ Chọn giờ vào ra theo ID máy chấm công vào ra ( dùng cho tất cả các ca).

Sau khi thực hiện đầy đủ các công việc trên, có thể bắt đầu sử dụng chấm công.

Khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay phải dùng ngón tay sạch không dính bẩn, không bị trầy xước, không dính hóa chất, dầu nhớt  hoặc nước để chấm công.  Cần đặt ngón tay đúng vị trí ban đầu được đăng ký  vì khi chấm công mà đặt ngón tay không giống như ban đầu đăng ký  khai báo có thể dẫn đến máy không nhận vân tay máy sẽ máy báo :" xin vui lòng thử lại". Thời gian máy xác nhận vân tay từ 1-3 giây, nhưng có trường hợp lâu hơn khi đặt dấu vân tay không đúng như lúc đăng ký vân tay ban đầu.

-   Máy chấm công bằng thẻ cảm ứng: là máy chấm công sử dụng thẻ cảm ứng không tiếp xúc proximity, hoặc thẻ mafire để chấm công.

Nguyên lý hoạt động của hệ thống ứng dụng máy chấm công thẻ từ

– Sau khi lắp đặt xong se khai báo đầy đủ mọi dữ liệu quan trọng. Đối với phần mềm sẽ lưu trữ, cài đặt trên máy tính. Nhân viên của công ty được cấp một quyền truy cập duy nhất dưới dạng thẻ từ với mỗi thẻ tương ứng mã từng nhân viên. NV phải điểm danh khai báo ra vào với máy chấm công, việc này nhằm xác minh, điểm danh, ghi công

– Các đầu đọc (cũng chính là máy chấm công) được kết nối với máy vi tính đã có phần mềm. Khi kiểm tra nếu khớp sẽ lưu và hiển thị, thông báo. Nếu thông tin không khớp cũng có thông báo đến nhân viên

– Mọi thông tin như tên tuổi, phòng ban,... được xác định qua thẻ và mã thẻ. Toàn bộ đều được lưu lại từ đó giúp bộ phận kế toán, nhận sự làm căn cứ tính lương, làm bảng lương, thưởng cho nhân viên.

-   Máy chấm công bằng thẻ giấy: là máy chấm công sử dụng thẻ giấy để dập in giờ đến và giờ về của nhân viên trong công ty.

Trên chiếc thẻ giấy, người ta chia sẵn 30 ngày trong tháng (15 ngày cho một mặt giấy) với các ô giờ vào, giờ ra, giờ làm thêm... trong một ngày. Ngoài ra tất cả các ô để ghi tên nhân viên ,chức vụ ,tên công ty đều được để sẵn. Khi chấm công, người ta sẽ đút thẻ giấy vào máy, sử dụng một cần gạt để điều chỉnh giờ chấm công hoặc không tùy theo loại máy (nếu không có cần gạt tức là chiếc máy đó có khả năng lập trình tự động nhận diện ca làm việc). Sau đó máy sẽ in giờ ở thời điểm chấm công lên thẻ ở ô tương ứng (theo ô đã chọn hoặc đã được lập trình). Mỗi nhân viên đi làm sẽ mang theo thẻ vào chấm công và thẻ đó sẽ chấm cho cả tháng.

Tùy vào loại máy hiện đại hay không mà có thể in được các màu mực như đỏ,xanh hoặc đen để phân biệt giờ làm trễ, đúng giờ hoặc làm thêm ca....

• Máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt hoạt động trên nguyên tắc, lấy dữ liệu chấm công cho từng người thông qua chụp ảnh. Hệ thống sẽ lưu trữ ảnh chụp và phân tích 60 điểm trên khuôn mặt khi chấm công.

Quá trình chấm công diễn ra chỉ 2s khi đứng trước máy chấm công nhận diện khuôn mặt. Quá trình chấm công của nhân viên diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.

• Máy chấm công kiểm soát cửa

- Đầu tiên và trước hết, cơ sở của bạn phải đảm bảo rằng: tất cả các lối ra vào của tòa nhà đều đã được trang bị máy chấm công, hệ thống khóa điện tử và điều khiển hệ thống khóa điện tử.

- Khi nhân viên ra vào cửa thì phải xác nhận vân tay/ thẻ từ hoặc nhận diện gương mặt để máy chấm công nhận diện. Chỉ khi vân tay/thẻ từ/ gương mặt trùng khớp thì cửa sẽ tự động mở.

- Sau đó máy chấm công sẽ trực tiếp truyền dữ liệu này đến máy chủ (đã cài đặt phần mềm chấm công riêng biệt). Tất cả các thông tin ra vào sẽ được ghi lại chính xác để phục vụ cho công tác chấm công, tính lương. Đảm bảo được thực hiện công bằng, nhanh chóng và thuận lợi nhất.

Máy chấm công gồm những hãng nào?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công của các hãng khác nhau. Nổi tiếng trên thế giới có một số tập đoàn sản xuất máy chấm công như: ZKSoftware (Trung Quốc), Ronald Jack (Malaysia), Granding (Liên doanh Trung-Nhật), Seiko, Nideka,...ngoài ra ở Việt Nam hiện nay có thêm một số thương hiệu mới do người việt nhập khẩu về và tự xây dựng như Mita, Gigata, Wise Eye, Tita, …

Top 3 máy chấm công bán chạy nhất hiện nay

Là máy chấm công vân tay tích hợp thêm các tính năng chấm công bằng thẻ từ +kiểm soát cửa ra vào

Đây là thiết bị chấm công kiểm soát cửa bán chạy bởi vì:

- Giá cả phải chăng so với tính năng và so với những chiếc máy chấm công cùng tính năng khác thương hiệu

- Máy có bộ nhớ vân tay thẻ từ lên đến 1500 vân tay và 3000 thẻ cảm ứng

- Tích hợp hệ thống đóng mở cửa Access Control.

- Sử dụng chip intel xử lý dữ liệu công nghệ Mỹ do đó xử lý thông tin nhanh, chính xác

Máy chấm công RONALD JACK X938-C có khả năng quét 3000 dấu vân tay và 3000 thẻ cảm ứng, mỗi nhân viên có thể đăng ký từ 1 - 10 ngón tay và password. Dung lượng bộ nhớ lớn có thể lưu giữ 100.000 lần chấm công (khi không kết nối với máy tính). Bao gồm một đầu đọc vân tay sử dụng công nghệ quang học, có khả năng nhận diện được cả những vân tay bị mở, xước và dính nước, không bị trầy xước, bong tróc và có độ bền rất cao. Màn hình màu hiển thị các thông tin tên người dùng, kết quả quét, thời gian hoạt động…rõ ràng, chi tiết.

Máy chấm công WSE 2800A màn hình hiển thị giờ bằng kim truyền thống, sử dụng công nghệ in kim bền bỉ, in được 2 màu đỏ và đen với 6 cột ra vào. Máy phù hợp cho hầu hết các doanh nghiệp sản xuất và thương mại vừa và nhỏ, quán ăn, cà phê... với những công nghệ hàng đầu, sản xuất tại malaysia.

Tính năng của máy chấm công giá rẻ Wise Eye WSE 2800A

- Công nghệ In kim, in 06 cột vào ra.

- In được 02 màu đỏ & đen.

- Tự động cuốn thẻ vào in và đẩy thẻ lên.

- Tự động cập nhật lại ngày giờ khi xảy ra mất điện.

- Phân biệt mặt thẻ khi in nên tránh trường hợp chấm công sai ngày.

- Tự động đổi màu mực in khi đi làm trể hay về sớm.

- Nguồn lưu trữ dự phòng khi cúp điện (Pin sạc).

- Màn hình hiển thị LCD lớn.

- Trọng lượng : 2.7Kg kiểu dáng đẹp, sang trọng.

- Thích hợp cho chấm công nhân viên văn phòng, nhà xưởng.

- Cài đặt chuông nhạc báo giờ, kết nối chuông ngoài.

- Thích hợp từ 10-250 nhân viên.

Những điều cần lưu ý khi mua máy chấm công

1. Cân nhắc giữa các loại công nghệ chấm công: Thẻ giấy, thẻ từ, vân tay ? Phung phí dự kiến ? Tại sao nên chọn công nghệ đó, có tiện lợi cho doanh nghiệp mình không ?
2. Doanh nghiệp bạn có nhu cầu chỉ cần chấm công hay cả kiểm soát cửa? Nếu không cần thiết thì nên chọn chỉ cần chấm công để tiết kiệm tiêu dùng.
3. Xác định lại mô hình của công ty, doanh nghiệp bạn số lượng nhân viên như thế nào, trong tương lai có mở rộng ra không để chọn MCCB cho thích hợp.
4. Đòi hỏi dữ liệu lên tiếng cần in ra như thế nào? Thông tin quản lý nào mà xếp bạn đòi hỏi cần có
5. Có bao nhiêu cửa ra vào, bao nhiêu ca làm việc, số lượng NV ra / vào tại cùng 1 cửa như thế nào?